10 Time-Wasters and the Crucial Hacks That Beat Them


by Carey Nieuwhof

When was the last time you complained about not having enough to do and more than enough time to do it in?


Almost every leader I know struggles with finding the time to get it all done.

I do too.

So what helps? And what hurts?

One of the best things you can do is have an honest conversation with yourself about how you waste time.

I’m going to assume you’re not gaming when you should be working, but there are other more insidious ways that time slips away.

Any idea what your time wasters are? And even if so, any idea how to fix them?

Here’s some practical help.

The Top 10 Time-Wasters and Time-Hacks

So because this is a post on time management, let’s cut to the chase and outline the Top 10 ways leaders waste time and 10 time-hacks that can help.

While this isn’t a scientific list, I know this is how I waste time if I’m not careful, and they’re patterns I’ve seen in working with many leaders over the years.

All of these are common struggles, and the good news is there are relatively easy solutions.

1. Social media

Social media is so seductive, but it’s a part of leadership and ministry today.

I use social media for ministry, but I also know I can get sucked in to the latest funny video as easily as anyone. How do you keep those lines clear?

Personally, I batch-process most of my social media posts. While I post content from this blog throughout the day, I set it all up to post at different times in about five to 10 minutes, early in the morning, using Buffer App.

I’ll go in later in the day and ‘batch-respond’ to people, responding to dozens of items in as little as five minutes. Far more efficient.

Hack: Post content using a service like Buffer. Don’t respond in real time, batch-respond instead.

2. Unnecessary meetings

We live in meetings, and our productivity dies in them.

Patrick Lencioni, Al Pittampali and others have effectively critiqued the way most leaders live in meetings.

If I’m not careful, I can spend three-quarters of my week in meetings and have only a few hours left over for writing messages and leading what matters most.

Meetings expand to fill the time you’ve set aside for them. So just set aside less time.

Hack: Schedule less time for meetings. Hold them less frequently.

3. Inefficient email

In my view, email is a necessary evil. But I obsess on the evil part. I really can’t stand it and it takes up far too much time.

You can try to be more efficient on email. Michael Hyatt has some helpful tips here and even talks about declaring email bankruptcy here.

I’m even considering moving to this system for a few projects I’m working on.

If that isn’t enough, here’s one more old-fashioned hack.

Hack: Stop emailing people if it can wait. Write down your questions and save them for a face-to-face meeting. This can make a huge difference!

4. Conversations without a purpose

Conversations can waste tons of time. Sometimes you feel trapped in one.

What do you do when someone corners you?

Hack: Be pleasant and move on. You’ve got work to do. Turn that 20-minute conversation into a two-minute conversation. Be pleasant, thank them and, if need be, tell them you were on your way to get something done. Then go do it.

5. An open schedule

Chances are you only write appointments with others and meetings in your schedule, right?

Big mistake.

Make appointments with yourself. Write in writing time, thinking time, date nights with your spouse, family time—everything you need to get done.


Then when someone asks to meet, you can say you have a commitment. If it’s truly important, schedule them in during your next available slot.

Hack: Book appointments with yourself for what you need to get done.

6. Being unclear on who you need to meet with and why

When someone asks to meet with you, my guess is your default is to say yes.

So is mine.

But I would spend all week, every week, meeting with people, many of whom didn’t really need to meet, or to meet with me.

Deciding who you need to meet with in advance helps. My priorities are (in order) our senior staff leaders, our elders, our staff team … and a few key people beyond that. That’s it.

Most leaders waste time meeting with people who don’t need to meet with them.
Do I meet with other people? Yes, but only after those key people have the time they need and after my other priorities are done, which means I do say no a lot (I still hate that, but it’s necessary).

I outline more about meeting people in this post I called Why You Can’t Have Five Minutes of My Time. While it may sound harsh, it’s liberating and you will get more done. Plus, your church or organization will be positioned to grow as a result. And here’s a primer on how to say no nicely.

Hack: Decide on the kinds of people you’ll meet with in advance and why.

7. Too much blending of personal/work time

Life online and flexible work hours mean a lot of leaders blend personal and work time.

Because you feel busy, it’s easy to assume you’ve worked 50 hours when, in fact, you’ve worked 35 and spent 15 hours running personal errands or wasting time on social media etc. I’m not saying that’s always true.

It’s a good idea to keep mental (or physical) track of what’s work and what’s not. Or, adopt the hack.

Hack. Work when you work, play when you play.

8. Not getting enough sleep

You would think that getting more sleep would waste time.

Just the opposite. It makes you more productive.

The first thing you’ll cut when you’re busy is your sleep. Big mistake. Sleep more. You’ll get more done.

Sleeping more doesn’t waste time; it makes you more productive.
Hack: Pick a prescribed bedtime and stick to it.

9. Having no idea what your real priorities are

You ever spend a day only to think back and say, “What did I actually do today?” Yep, that’s a bad day.

You have priorities, but do you have dailyto-dos that become your first priority?

If you put the big rocks in first … the rest fits in as well.

Hack: Set a key task-list of one to three things you simply have to get done every day, and do them first.

10. Not pausing regularly to self-assess your time and priority management

Most of us just rush from one week into another, never pausing long enough to ask why we’re not accomplishing more.

I have learned I have to regularly pause and ask what’s working, what’s not and why. Then I recalibrate my calendar and life to try to accomplish what needs to be accomplished.

That’s something you can do weekly, quarterly and annually.

Hack: Pause weekly, quarterly and annually to assess your time and priority management.

So those are the top 10 time-wasters I see in myself and others, and the top 10 hacks.

What do you see? What’s helped you?

The article can be found here:


Ionel Plesa – in memoriam

Ionel Plesa – in memoriam.

Un motiv în plus să ne disciplinăm…

Să nu risipim întoarcerile…

 Rembrandt van Rijn The return of the prodigal son- The Hermitage, St. Petersburg

Rembrandt van Rijn
The return of the prodigal son- The Hermitage, St. Petersburg

Cu ceva timp în urmă un prieten mi-a oferit o carte scrisă de unul din autorii mei preferați: Henri Nouwen. Cartea este o meditație pe marginea pildei ,,Fiului Risipitor’’, pornind de la celebra pictură a lui Rembrandt și intersectând experiența personală cu cea a pictorului și a personajelor pildei.

Lecturarea cărții s-a dovedit a fi nu numai un exercițiu plăcut dar și o provocare la o examinare a propriei înțelegeri și experiențe a acestei imagini a dragostei lui Dumnezeu. De obicei, în mediul credincioșilor evanghelici, la această pildă se face referire în contextul evangheizării, al experienței convertirii sau, în cazuri mai rare, atunci când intervine osificarea în legalism și asocierea se face în acest caz, așa cum este normal, cu fiul cel mare. Privind mai îndeaproape la anumite elemente, am ajuns la concluzia că semnificația acestei pilde poate oferi aplicații cu utilizare mult mai amplă și cu o frecvență mult mai susținută.

Voi recapitula istoria oferită de Domnul Isus, fragment cu fragment, și pe măsură ce voi înainta voi face și câteva observații asupra unor elemente ale acestei întâmplări care, nu trebuie uitat, era aproape de neconceput în realitatea acelor locuri și timpuri, dar se petrece cotidian în contextul contemporan, încercând să identific elementele în care experiența noastră ne asociază cu aceste personaje.

„Un om avea doi fii. Cel mai tânăr din ei a zis tatălui său: „Tată, dă-mi partea de avere ce mi se cuvine.” Şi tatăl le-a împărţit averea. Nu după multe zile, fiul cel mai tânăr a strâns totul şi a plecat într-o ţară depărtată, unde şi-a risipit averea ducând o viaţă destrăbălată’’.

Tatăl a doi fii este abordat de cel mai tânăr dintre fii cu o cerere neobișnuită și nemaiîntâlnită: să-și primească partea de avere. Un asemenea lucru, așa cum notează și Kenneth Bailey, un cercetător al Scripturilor care a petrecut 15 ani în satele izolate din Orientul Apropiat, pentru a capta cultura din timpul Domnului Isus, era cu totul neobișnuit. Cultura locului permitea împărțirea moștenirii la moartea tatălui și fiul cel mai mare, întâiul născut, era cel care dispunea, în calitate de moștenitor principal, executarea acestor operațiuni.

Având în vedere acest aspect, practic, fiul cel mic, îi comunică tatălui său că este timpul să moară. Chiar dacă nu îi dorea moartea, dorința de a primi ceea ce credea că i se cuvine era mai puternică de aceea de a-și vedea tatăl în viață. De fapt, îndată ce primește ceea ce a cerut, convertește totul în bunuri mobile, probabil bani și pleacă departe de casă.

O să fac câteva observații la acest punct. În primul rând, acest tânăr impetuos, este frământat de neliniști și dorințe care demonstrează starea sa de nemulțumire față de starea existentă acasă. De la această nemulțumire pornește planul său care este de cele mai multe ori, planul nostru al tuturor: voi rezolva lucrurile pe cont propriu. Este ceea ce au făcut Adam și Eva și este ceea ce facem și noi aproape în fiecare zi.

Nemulțumiți de starea curentă, de casa în care locuim, de oamenii care ne înconjoară, de lucrurile pe care le avem, de statutul pe care îl avem, de prețuirea ce ne este oferită, îi cerem lui Dumnezeu, partea de moștenire și îl eliminăm din soluție. Vrem doar ceea ce credem noi că putem folosi și în rest…o luăm pe cont propriu.Cu alte cuvinte, îl vrem pe Dumnezeu cât mai departe dacă nu cumva…mort.

Domnul Isus ne spune că acest tânăr, nu după multe zile, a strâns totul și a plecat într-o țară îndepărtată. În grabă, atras de perspectiva pe care și-o imaginase, iluzorie, cel puțin la acest punct, tânărul împachetează totul, luând acest capital ca punct de pornire al unei noi vieți și punând o distanță apreciabilă între el și familia sa, între trecutul și viitorul său, între rutină și aventură, între familiar și necunoscut.

Nu vi se pare cunoscut scenariul? Adam și Eva vă sună familiar? Dar propria experiență? Nu regăsiți nici un elemnt comun? Așadar, independență, autodeterminare, iluzii, dorința succesului imediat, plăcerile…aspecte care se regăsesc în viața noastră și în care ne regăsim fiecare. El ne determină să ,,strângem totul’’ și să plecăm către tărâmuri noi, necunoscute, dar tot mai departe de casă și mai ales, departe de Dumnezeu. Unde ești astăzi? Ești ,,acasă”, în brațele tatălui, bucurându-te cu El?

Va urma…

Pentru minți iscoditoare!


Cu vreo doi ani în urmă am fost provocat de un prieten să citesc câteva cărți legate de comunicare/predicare.(Dacă ar fi înțeles românește l-aș fi bănuit de intenții ascunse)

Așa cum știți, sunt foarte multe materiale disponibile și mi-a fost greu să aleg, având în vedere că nu este singura temă care solicită o informare atentă. Cu ajutorul lui și al altor prieteni am selectat câteva cărți care mi s-au părut folositoare. M-am gândit să vă prezintă câteva din ele și dvs. impreună cu idei/citate, care să vă dea o imagine a abordării subiectului.

Deep Preaching, by J. Kent Edwards


– O apreciere corectă a forței unei idei va aduce două contribuții seminficative la predica ta: – simplitate și focalizare, ambele conducând la un impact semnificativ.
,, Alcătuiește-ți predica în același mod în care un om de știință militar proiectează o rachetă: include elementele necesare ca încărcătura să atingă ținta dorită și elimină orice ar putea să o abată din traseu.”

Preaching that Connects, by Mark Galli and Craig Brian Larson


– O predică bună ar trebui să se concluzioneze cu un singur lucru (idee) și ar trebui să-l putem exprima într-o singură propoziție.
– Fiecare predică are nevoie de un punct de vedere, un subiect suficient de general încât să-i preocupe pe toți ascultătorii dar și suficient de particular încât să aprindă curiozitatea.
– Dacă punctul de vedere comunică despre ce este vorba în predică, scopul predicii comunică ce va face ascultătorul ca răspuns la ceea ce a auzit.

( Cartea abundă în oferte de stiluri și indicații cu privire la folosirea ilustrațiilor și figurilor de stil. Autorii sunt predicatori și jurnaliști cu experiență. Mark Galli este editor pentru Christianity Today)

Communicating for a Change: Seven Keys to Irresistible Communication, by Andy Stanley and Lane Jones


– Unii predicatori predau Biblia oamenilor, alții îi învață pe oameni Biblia când scopul ar trebuie să fie învățarea oamenilor cum să trăiască o viață care reflectă valorile, principiile și adevărurile Bibliei.

– Câteva întrebări care ar trebui puse de fiecare predicator înaintea fiecărei predici:
* Ce trebuie să cunoască? – Informație
* De ce trebuie să cunoască? – Motivație
* Ce trebuie să facă? – Aplicație
* De ce trebuie să facă? – Inspirație

– Fiecare predică trebuie privită ca o călătorie: pleci de undeva pentru a ajunge la o destinație. Care este destinația pe care vrei să o atingi în predica ta?

Missional Preaching: Engage Embrace Transform by Al Tizon


– Criza homiletică din bisericile noastre nu este o problemă de metodologie ci una de conținut.
– Predicile golite de misiune conduc la formarea unor credincioși goliți de vitalitate, energie și scop.
– Predica ,,misionară” se adresează oamenilor lui Dumnezeu fără să piardă din vedere lumea din jurul lor.

Sper ca rezultatele să fie vizibile nu în predicarea noastră ci în formarea biblică a celor ce ne ascultă!

Editura Casa Cărţii

Împreună slujitori ai Cuvântului

pe scara Cerului

pentru ca dragostea lui Dumnezeu invinge atractia gravitationala...


Să stăm strâmb şi să chibzuim drept:

Marius Cruceru

...fără cravată


Personal blog of Danut Manastireanu


Theology, Spirituality, Leadership, Communication